Ważność i pilność – Twoje priorytety

Nigdy nie tracę czasu na wymyślanie czegoś, co już istnieje. Uważam to za marnotractwo. Czas jest czymś, co dane jest nam i powinniśmy go szanować. To, jak z jedzeniem, którego nie cierpię wyrzucać. I dlatego nigdy w życiu nie narzekałam na brak czasu.

Człowiekowi najbardziej brakuje tego, czego nie szanuje. Jeśli trwonisz pieniądze to ich nie masz, jeśli lekceważysz bliskich to ich nie masz, jeśli nie jesteś uczciwy to nie oczekuj uczciwości od innych itd.

Co zrobić, więc aby nie marnować czasu, aby wykorzystać ten cenny dar, jak najlepiej do realizacji swoich celów?

Zastosować macierz Eisenhower’a.  Był to trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych, którego motto brzmiało; to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

Co to jest, ta macierz? To kwadrat, który pokazuje jak ustalać priorytety i zarządzać sobą w czasie, aby nasze działania były bardziej efektowne. Całość macierzy rozpatrzę pod kątem realizacji celów.

Masz swoje marzenie, masz wyznaczony cel? Chcesz mu sprostać, ale brak Ci mobilizacji, samodyscypliny? Naucz się korzystać z tego, co ktoś już wymyślił.

Tak wygląda cała macierz Eisenhower’a.

Przyjrzyjmy się teraz kwadratowi nr 1

W zasadzie to pole powinno być zawsze puste. Jednak, jeśli już coś się znajdzie to sygnał dla Ciebie, że wymaga niezwłocznego wykonania lub niezwłocznie oddaj to zadanie osobie kompetentnej.

Dlaczego coś znalazło się w tej części? Często są to zdarzenia, których nie mogliśmy przewidzieć. „Coś wyskoczyło nagle”. Ale najczęściej ludzie sami doprowadzają do takiej sytuacji. Np. zlekceważyliśmy zakup tuszu do drukarki i teraz musimy zrobić to na „biegu” gdyż trzeba wydrukować dokumenty. Wtedy zadanie to znajdzie się tutaj, a mogło być w kwadracie 2. Obserwuj dokładnie ten kwadrat, jeśli zauważysz, że nadmiernie się rozrasta to zrozumiesz, że masz tendencję do odkładania ważnych spraw na ostatnią chwilę i zaczniesz zapobiegać temu.

A co w kwadracie nr 2?

Tu wpisuj swoje zadania, które są do regularnego wykonywania, które przybliżają Cię do twojego celu. Ustal ich terminowość, kiedy, co, jak długo, czyli ile czasu poświęcisz na te zadania każdego dnia? I wykonuj je zgodnie z tymi założeniami, aby nie musiały trafić do ćwiartki nr 1. Nie odkładaj nic z tych zadań na później, przepisz zadania do kalendarza i sprawdzaj, czy wszystko zostało wykonane. Bez nauki samodyscypliny nie osiągniesz swojego celu. To najważniejszy kwadrat!

Kwadrat nr 3 to małe wyzwanie

Tu wpisuj wszystko, czym może zająć się ktoś inny. Tak, nie Ty. Pamiętaj, że jak człowiek jest od wszystkiego, to jest do niczego. Warto, nawet w najmniejszej firmie, oddelegować zadania. Chcesz sam naprawiać komputer, nawet jak nie masz o tym zielonego pojęcia? Pomyśl ile czasu Ci to zabierze, a co mógłbyś w tym czasie zrobić produktywnego dla swojej firmy? Tego, na czym faktycznie się znasz? Jeżeli jednak zdarzy się tak, że to Ty właśnie musisz wykonać daną czynność, to ustal jej termin dopiero po ustaleniu priorytetów, a Twoje najważniejsze zadania, jak już wiesz, znajdują się w kwadracie 2.

Nie muszę chyba tłumaczyć kwadratu nr 4?

Ciekawa jestem, co tu wpiszesz? Ale co za różnica, cokolwiek zdecydujesz się tam umieścić, to właśnie jest Twój pożeracz czasu. Zrób coś z Tym. Nie dopuszczaj, aby coś Tobą rządziło. Nie, nie to nie relaks, odpoczynek jest już zaplanowany pod nr 2.

Możesz sobie pomyśleć to, po co te wszystkie te kwadraty, skoro główne skrzypce gra ćwiartka nr 2. Właśnie po to, abyś mógł prowadzić kontrolę, abyś nauczył się zarządzać sobą w czasie, ustalać priorytety, abyś rozróżniał czy cos jest ważne, czyli istotne do realizacji Twoich celów, czy pilne, bo należy to wykonać już.

Masz, więc zadanie na dziś. Stwórz swój magiczny kwadrat. Rozpisz swoje codzienne zadania to, czym się zajmujesz albo, czym byś zajmował, gdybyś miał czas. Rozpisz dokładnie, a później w pierwszej kolejności zajmij się zadaniami z ćwiartki nr 1 i w przyszłości nie dopuszczaj do jej zapełnienia. Kolejno przepisz do kalendarza zadania z kwadratu nr 2 i realizuj je regularnie. W nr 3 wpisz nazwiska osób, które pomogą Ci i przejmą część Twoich obowiązków. No i na koniec zminimalizuj, a najlepiej wyeliminuj te czynności, które, całkowicie nie przybliżają Cię do celu.  

Polecane artykuły